Registro de jornada: preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el registro de jornada?

Sí. Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas deben registrar cada día la jornada de cada persona trabajadora, sea cual sea su tamaño o sector, también cuando se trabaja fuera del centro o a distancia. Quedan fuera la relación laboral especial de alta dirección y los autónomos; los mandos intermedios sí registran su jornada.

Fuentes: Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 · Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (2019)

¿Qué datos debe recoger el registro?

Como mínimo, la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Cómo se organiza el registro se fija por convenio colectivo o acuerdo de empresa y, en su defecto, lo decide la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

Fuente: Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

Cuatro años. Durante ese tiempo deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Con Cauzi Tempus: Los fichajes no se borran ni se sobrescriben, y el historial completo se puede exportar en cualquier momento.

Fuente: Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9

Si cambio de software de fichaje, ¿qué pasa con mi historial?

La obligación de conservar los registros durante cuatro años es de la empresa, no del proveedor: aunque cambies de programa, tienes que poder presentarlos. Antes de contratar conviene preguntar en qué formato te llevas el historial y si se puede consultar y comprobar sin el sistema original. El proyecto de real decreto de registro digital apunta además a formatos no propietarios.

Con Cauzi Tempus: Exporta un paquete de evidencia con los registros en CSV y JSONL, un sello de tiempo RFC 3161 y scripts de verificación, para que cualquiera compruebe que no se han alterado sin depender de nosotros.

Fuentes: Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 · Proyecto de real decreto de registro de jornada (Ministerio de Trabajo)

¿Qué multa hay por no registrar la jornada?

No llevar el registro o no conservarlo es una infracción grave. Se sanciona con multa de 751 a 7.500 euros: de 751 a 1.500 en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. Las cifras de hasta 10.000 euros por trabajador que circulan procedían del proyecto de ley de reducción de jornada, que no salió adelante en el Congreso en septiembre de 2025.

Fuente: LISOS, arts. 7.5 y 40.1.b

¿Está aprobado el nuevo real decreto de registro horario digital?

A 22 de septiembre de 2026, no: no se ha publicado en el BOE. El Ministerio de Trabajo sometió el proyecto a audiencia pública en octubre de 2025, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y el Ministerio ha anunciado que lo aprobará tras introducir cambios. Mientras no se publique, rige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Actualizaremos esta respuesta cuando se apruebe.

Fuentes: Proyecto de real decreto de registro de jornada (Ministerio de Trabajo) · Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9

¿Sigue valiendo fichar en papel o en Excel?

Con la norma actual, sí: vale cualquier soporte, en papel o telemático, siempre que el registro sea fiable y no se pueda alterar después. No sirve un horario teórico ni un cuadrante hecho de antemano. El proyecto de real decreto exigiría medios digitales y que cualquier cambio deje constancia de quién lo hizo.

Con Cauzi Tempus: Cada corrección es un registro nuevo y auditado: el fichaje original se conserva sellado.

Fuentes: Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (2019) · Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo · Proyecto de real decreto de registro de jornada (Ministerio de Trabajo)

¿Hay que registrar las pausas?

La ley vigente no lo exige expresamente, pero la guía del Ministerio lo considera conveniente: si las pausas no constan, puede entenderse que todo el tiempo entre la entrada y la salida es tiempo de trabajo. El proyecto de real decreto sí obligaría a registrar el inicio y el fin de cada pausa que no compute como trabajo.

Con Cauzi Tempus: Las pausas se fichan desde el móvil, el quiosco, WhatsApp o Teams, con su motivo si la empresa lo pide.

Fuentes: Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (2019) · Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo · Proyecto de real decreto de registro de jornada (Ministerio de Trabajo)

¿Cómo se registran las horas extra?

Se registran día a día y se totalizan en el periodo de pago de la nómina, y la persona trabajadora recibe copia del resumen. La representación legal debe recibir información mensual. El máximo es de 80 horas extra al año, sin contar las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes.

Con Cauzi Tempus: Calcula el exceso sobre la jornada de cada día y aplica las reglas de compensación de tu convenio.

Fuentes: Estatuto de los Trabajadores, art. 35 · Real Decreto 1561/1995 de jornadas especiales, disposición adicional tercera

¿Cómo se registra la jornada en teletrabajo?

Igual que en el centro: el registro debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo a distancia, con la hora de inicio y de finalización, sin perjuicio de la flexibilidad horaria pactada.

Con Cauzi Tempus: Se ficha desde el móvil, la web, WhatsApp o Teams, sin geolocalización.

Fuente: Ley 10/2021 de trabajo a distancia, art. 14

¿Y en los contratos a tiempo parcial?

La jornada se registra día a día y se totaliza cada mes, y se entrega copia del resumen junto con la nómina. Si no se cumple, se presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario.

Fuente: Estatuto de los Trabajadores, art. 12.4.c

¿Se puede fichar con geolocalización?

Sí, si se informa antes a la plantilla y a su representación de forma expresa, clara e inequívoca. La base no es el consentimiento sino la facultad de control de la empresa, y debe ser proporcionada: la AEPD recomienda limitarla al momento del fichaje, sin seguimiento continuo.

Fuentes: LOPDGDD, art. 90 · AEPD, La protección de datos en las relaciones laborales

¿Se puede fichar con huella o reconocimiento facial?

Según la Agencia Española de Protección de Datos, para el control horario es muy difícil hacerlo de forma lícita: son datos biométricos de categoría especial, el consentimiento de la persona trabajadora no basta para levantar la prohibición y hoy no hay una norma española que lo habilite expresamente. Además exigiría una evaluación de impacto previa.

Con Cauzi Tempus: Sin biometría: se ficha con código y PIN, desde el móvil, por WhatsApp o por Teams.

Fuentes: AEPD, Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (2023) · AEPD, La protección de datos en las relaciones laborales

¿Puede el comité de empresa ver el registro con nombres?

Sí. El Tribunal Supremo ha reconocido que la representación legal puede acceder a los registros con nombre y apellidos, porque los necesita para vigilar el cumplimiento de la jornada. El resto de datos personales debe limitarse a lo imprescindible, y la representación tiene deber de sigilo.

Con Cauzi Tempus: La representación legal tiene su propio acceso de solo lectura: ve los nombres, pero no el DNI, el email ni el teléfono.

Fuentes: Sentencia del Tribunal Supremo 1161/2024, de 24 de septiembre (Sala de lo Social) · Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9

¿Cómo accede la Inspección de Trabajo y cómo obtiene cada trabajador sus registros?

Hoy los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata, y cada persona tiene derecho a consultarlos. El proyecto de real decreto añadiría el acceso remoto e inmediato de la Inspección y la copia para la persona trabajadora en cualquier momento.

Con Cauzi Tempus: Para la Inspección, un enlace temporal de solo lectura, auditado, revocable y protegido con PIN. Y cada trabajador descarga sus propios registros desde su app.

Fuentes: Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 · Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo · Proyecto de real decreto de registro de jornada (Ministerio de Trabajo)